Apa jadinya jika kita tidak menggunakan Sistem E-Disposisi

Apa jadinya jika kita tidak menggunakan Sistem E-Disposisi

  • 26 Jan 2021
  • Ibrahim
  • 0

Sistem e-disposisi merupakan suatu sistem layanan aplikasi berbasis elektronik dengan konsep paperless yang berfungsi untuk membuat, mengatur, mengulas dan meyalurkan dokumen perusahaan/instansi secara mudah dan efisien.

Dalam pengelolaannya dokumen perusahaan yang prosesnya masih manual, dibutuhkan dokumen cetak dan kumpulan kertas untuk melakukan permintaan persetujuan, review, perbaikan, dan penelusuran dokumen yang diperlukan.


Manfaat Sistem Pendisposisian Online untuk proses Disposisi Surat


Adapun masalah yang biasa terjadi dalam kegiatan pengelolaan dokumen perusahaan secara manual, adalah ;

  • Dikarenakan HardCopy, Apabila pejabat terkait tidak berada ditempat akan sulit untuk memperoleh persetujuan dari pejabat berwenang.
  • Sulit untuk mengetahui status surat keluar, posisi surat dan proses persetujuan tidak dapat diketahui secara cepat dan tepat.
  • Alur penelusuran dokumen perusahaan akan membutuhkan waktu lama untuk mengetahuinya, karena akan dibutuhkan waktu untuk mencari tahu lokasi penyimpanan arsip seperti mencari lokasi pengarsipan surat ataunpun mencari di tumpukan surat lainnya.
  • Pengecekan dan pendistribusian dokumen diproses secara manual, sehingga membutuhkan waktu yang lama dan memperbesar kemungkinan terjadinya Human Error.
  • Pejabat terkait akan sulit dalam melakukan penelusuran dan disposisi surat.
  • Tingginya beban untuk biaya pembelian kertas karena akan banyak mencetak foto kopi dokumen dan lain lain.
  • Sulit untuk melihat proses persetujuan atau disposisi suatu dokumen

Permasalah permasalahan yang ada di atas, dapat kita selesaikan dengan menggunakan sistem pendisposisian yang bersifat paperless.




Keuntungan yang diperoleh jika menggunakan Disposisi Elektronik adalah :

  • Dokumen dibuat secara elektronik tersusun dengan baik dan rapi, dengan tujuan agar dokumen mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan dipergunakan kembali.
  • Tugas akan menjadi lebih mudah, dan pekerjaan akan lebih cepat terselesaikan serta tersusun dan terstruktur dengan baik.
  • Pembuatan format surat sesuai ketentuan umum, sehingga invalid format serta struktur  surat tidak terjadi.
  • Dipermudah dalam melakukan disposisi pada surat yang diperoleh dari pihak luar, karena sistem sudah menyediakan.
  • User dapat dengan mudah menemukan surat melalui beberapa keywords dan indikator. Disposisi Elektronik dilengkapi dengan sistem penelusuran surat dan dokumen perusahaan berdasarkan nama surat, judul surat, isi surat, jenis surat dan kondisi surat tersebut, dan proses pencarian akan lebih mudah.
  • Proses tracking disposisi dapat dengan cepat dilakukan oleh Pejabat terkait.
  • Sistem yang user friendly dapat memudahkan Pejabat terkait untuk login pada sistem ini, dalam melakukan persetujuan atau disposisi surat dari mana pun, tanpa perlu berada di kantor.
  • Tidak perlu melakukan pembelanjaan kertas dan pengiriman surat sehingga lebih Hemat.
  • Surat dikirim secara online kepada User, tidak perlu dikirim secara manual.
  • Mudah untuk melihat dan memperoleh informasi proses persetujuan dan penulusuran suatu dokumen. Dapat digunakan di manapun, selagi jaringan internet dan intranet terhubung dengan baik pada sistem, Penggunaan Disposisi Elektronik dapat dilakukan kapanpun dan dimanapun.
  • Lebih mudah untuk mendapatkan informasi Laporan persetujuan surat, dengan satu klik





Komentar

Tambah Komentar

Your Email address will not be published